Les événements consacrés aux jeux vidéo prolifèrent, partout dans le monde. Dans l’ombre des mastodontes du secteur (dont Le Monde a compilé une excellente liste en 2015) s’organisent partout des conventions locales, tournois et autres salons dédiés au dixième art. Que vous soyez un professionnel du secteur, un politique, ou un simple passionné, nombreuses sont les raisons qui peuvent vous pousser à organiser votre propre événement. Une tâche d’ailleurs plus abordable qu’il n’y paraît !

Cinquante nuances de salons

Ce sous-titre est mal parti pour rester dans les annales du grand journalisme, mais il a le mérite d’être clair. Salons dédiés aux professionnels comme l’E3 de Los Angeles, au grand public comme la Paris Game Week, consacrés à la promotion de l’industrie locale comme le Montpellier In Game… Les types d’événements sont variés. Il en existe à toutes les échelles, de celui qui va attirer des centaines de milliers de visiteurs jusqu’au petit tournoi local de My Little Poney, Friendship is Magic, à la fréquentation forcément un peu plus confidentielle.

La première étape pour organiser votre salon est donc de fixer l’échelle, analyser le public visé, et vous organiser en conséquence. La question des locaux est bien sûre centrale : un grand salon se tournera vers le palais des congrès ou le parc expo local, un petit tournoi peut se contenter d’un E-Sport Pub.

Planifiez !

Le secret d’un événement réussi est… qu’il n’y a pas de secret. Cette joyeuse lapalissade signifie que tout dépendra de votre capacité d’organisation. Planifiez en avance, au moins plusieurs mois, car vous avez des choses à faire : contacter d’éventuels participants, réserver les locaux, faire connaître votre salon…

Il va vous falloir préparer un budget, et, histoire de ne pas avoir à hypothéquer vos organes, vous y tenir. Il faudra vous entourer d’une équipe compétente, surtout si vous visez large. Vous aurez aussi à chasser du financement (subventions publiques, emprunt, sponsors, tickets…).

Occupez les réseaux sociaux pour faire la promotion de votre événement à moindre coût, et trouvez d’autres moyens de marketing selon vos finances : pubs dans des magasines ou blogs, posters, flyers…

Mettez aussi en place un système de réservation, pour permettre à tous les participants de préparer leur déplacement.

Le moindre détail compte 

Selon le type d’événements dans lequel vous vous lancez, il va vous falloir considérer de nombreux détails. Pensez que le passionné de jeux vidéo est avant tout un être humain, qu’il aime manger, boire, et ne pas avoir trop chaud ou froid. Considérez vos options de restauration, et pensez à la clim’. Sachez d’ailleurs qu’il existe des options pour contrôler la température intérieure sans vendre un rein pour financer un chauffage tout neuf. Des professionnels comme Andrews Sykes proposent en effet de nombreux appareils à la location, pour une facture un poil moins douloureuse.

Vous organisez un tournoi ? Pensez à élaborer un cahier des règles précis qui couvre tous les cas de figure, de la simple déconnexion à l’apocalypse nucléaire, ça vous évitera des émeutes au premier accroc.

Un gamer averti en vaut deux 

Le but de cet article n’est que de fournir un point de départ, pour que vous vous lanciez dans votre projet en sachant à quoi vous attendre. Organiser son salon de JV, c’est possible, ce n’est pas si dur, mais il va falloir avant tout savoir dans quoi vous vous lancez. Planifiez, réfléchissez, et organisez !